Informativa privacy di Promemo
Ultimo aggiornamento: 22 ottobre 2026
Promemo è un assistente su WhatsApp per calendari, promemoria e liste, offerto da Freyr Technology S.r.l. ("Freyr") ad attività e professionisti ("Cliente"). Questa informativa spiega quali dati trattiamo quando tu, persona abilitata dal Cliente ("Utente"), usi Promemo, perché e per quanto tempo.
1. Chi tratta i tuoi dati
- Il Cliente (l'attività che ti ha attivato Promemo) è il titolare del trattamento dei dati che tratti con Promemo per il tuo lavoro.
- Freyr tratta questi dati per conto del Cliente, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), sulla base di un accordo scritto (DPA).
- Freyr è titolare autonomo solo per i dati necessari a gestire il contratto con il Cliente (anagrafica, fatturazione) e per la sicurezza del servizio (registri tecnici senza contenuti).
Contatti di Freyr: Freyr Technology S.r.l., [indirizzo della sede], privacy@freyrtechnology.ai.
2. Quali dati trattiamo
- Identificazione: nome, numero WhatsApp, attività di appartenenza, ruolo.
- Messaggi: testi e vocali che invii a Promemo. I vocali vengono trascritti e l'audio non si conserva. Foto e PDF (se il Cliente ha attivato il modulo "Foto e documenti") si leggono per creare l'evento e non si conservano.
- Calendari collegati: elenco dei calendari ed eventi (titolo, data, ora, luogo, note), letti e modificati solo quando lo chiedi o per inviarti i promemoria.
- Contenuti che crei: promemoria, liste e, se attivi, note, spese, prenotazioni, contatti dei clienti del Cliente, email inoltrate.
- Impostazioni: fuso orario, anticipo dei promemoria, buongiorno.
- Dati tecnici: data dell'ultimo messaggio (serve per le regole di WhatsApp), registri di sicurezza senza il contenuto dei messaggi.
3. Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)
- Fornirti il servizio richiesto dal Cliente: rispondere ai messaggi, gestire calendari, promemoria e liste (esecuzione del contratto tra Cliente e Freyr; per il Cliente, la base giuridica che il Cliente stesso individua, di norma il rapporto di lavoro o il contratto con te).
- Sicurezza e prevenzione degli abusi: legittimo interesse.
- Obblighi di legge: quando previsti.
Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non li usiamo per "migliorare il servizio" o per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
4. Intelligenza artificiale (AI Act, art. 50)
Promemo è un sistema automatico di intelligenza artificiale: le risposte non le scrive una persona. Le genera un modello linguistico (GPT, di OpenAI), che usa i tuoi messaggi e, quando serve, gli eventi dei tuoi calendari. Le risposte possono contenere errori: controlla sempre date e orari importanti. Promemo non prende decisioni con effetti giuridici su di te.
5. Chi può vedere i dati
- Il personale di Freyr non legge le tue conversazioni né i tuoi contenuti. Il pannello di gestione mostra solo nome, numero, moduli attivi e stato tecnico (ad esempio se un calendario è collegato).
- Fornitori (sub-responsabili) che trattano i dati solo per far funzionare il servizio:
| Fornitore | Cosa fa | Dove |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland (WhatsApp Cloud API) | Consegna i messaggi WhatsApp | UE, con possibili trasferimenti negli USA |
| OpenAI | Comprende i messaggi, prepara le risposte e trascrive i vocali | USA |
| Groq (solo se usato per la trascrizione) | Trascrive i vocali | USA |
| Hetzner Online (Germania) | Ospita server e database | UE (Germania/Finlandia) |
| [fornitore della casella email] | Riceve le email inoltrate (solo modulo Email) | [da indicare] |
- I tuoi fornitori di calendario (Google, Microsoft, Apple o altri) ricevono le modifiche che chiedi: sono servizi che hai scelto tu, con le loro condizioni.
- Con il modulo "Squadra", i colleghi della tua attività vedono le liste che condividi e, se lo attivi tu, i tuoi impegni (titolo e orario).
6. Trasferimenti fuori dall'UE
Alcuni fornitori (OpenAI, eventualmente Groq, in parte Meta) trattano i dati negli Stati Uniti. I trasferimenti si basano sull'EU-US Data Privacy Framework, se il fornitore vi aderisce, o sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea.
7. Quanto conserviamo i dati
- Conversazioni: cancellate automaticamente dopo 48 ore.
- Vocali, foto e documenti: non conservati. L'audio, l'immagine o il PDF vengono elaborati e scartati.
- Promemoria conclusi: cancellati dopo 90 giorni.
- Email inoltrate (modulo Email): cancellate dalla casella appena lette.
- Prenotazioni (modulo Prenotazioni): cancellate 90 giorni dopo l'appuntamento.
- Credenziali dei calendari: finché il calendario resta collegato. Sono conservate cifrate.
- Tutto il resto: finché il tuo account è attivo, o finché il Cliente non chiude il servizio.
- I backup cifrati del database ruotano e si cancellano entro 14 giorni.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR). Dalla dashboard (scrivi "dashboard" a Promemo) puoi in autonomia:
- scaricare tutti i tuoi dati in un file;
- cancellare definitivamente il tuo account;
- scollegare i calendari e cambiare le impostazioni.
Per le altre richieste scrivi al Cliente oppure a privacy@freyrtechnology.ai. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. WhatsApp
Con la WhatsApp Cloud API la cifratura end-to-end di WhatsApp termina sui server di Meta, che conservano i messaggi per un tempo limitato per consegnarli. Il trattamento da parte di Meta segue anche l'informativa di WhatsApp.
10. Google API Services User Data Policy / Limited Use
This section is in English as required by Google.
Promemo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
- Data accessed. If you connect Google Calendar, Promemo requests the scopes
calendar.calendarlist.readonly(list of your calendars) andcalendar.events(read, create, update and delete events). It does not access email, contacts, files or any other Google data. - Purpose. The data is used only to provide the features you use: answering your questions about your schedule, creating, moving or deleting events at your request, sending you reminders and a daily agenda on WhatsApp, and showing your upcoming events in your Promemo dashboard.
- Transfer. Calendar data is transferred only as needed to provide these user-facing features: to OpenAI (the AI model that reads your request and prepares the answer) and to Meta/WhatsApp (to deliver the message to you). It is not transferred to anyone else, except to comply with law or as part of a merger or acquisition with your notice.
- No advertising, no sale. Google user data is never used for advertising, including retargeting or interest-based ads, and is never sold.
- No human access. No Freyr staff reads your Google user data, unless you give explicit consent for a specific message (e.g. a support request), it is necessary for security purposes (e.g. investigating abuse), or to comply with applicable law.
- No AI training. Google user data is not used to develop, improve or train generalized artificial intelligence or machine learning models, by Freyr or by its providers.
- Storage and deletion. OAuth tokens are stored encrypted (AES-256-GCM). Event details are not copied into Promemo's database, except the title and time of events that have a pending reminder, and the events mentioned in the conversation history, which is deleted automatically after 48 hours. You can disconnect Google Calendar at any time from the dashboard or from your Google Account (Security → Third-party access); deleting your Promemo account deletes all data and revokes the access token.
11. Modifiche
Se l'informativa cambia in modo rilevante, te lo diremo su WhatsApp o nella dashboard.